টিমের নিয়মিত কাজগুলো চিহ্নিত করুন
আপনার টিম প্রতি সপ্তাহে যে কাজগুলো বারবার করে, সেগুলোর তালিকা তৈরি করুন। Data entry, ডকুমেন্ট review, কাস্টমারের প্রশ্নের উত্তর ও Follow-up পাঠানো এই তালিকায় থাকতে পারে। প্রতিটি কাজ কখন শুরু হয়, কোন data লাগে এবং কার দায়িত্বে শেষ হয়, তা লিখে রাখুন।
কাজে কত সময় লাগে, ভুল হলে কী প্রভাব পড়ে এবং কার approval প্রয়োজন, তা পর্যালোচনা করুন। ব্যবহৃত data কতটা সংবেদনশীল, সেটিও Automation-এর পরিকল্পনায় বিবেচনা করতে হবে।
কোন ধাপে AI প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন
নির্ধারিত নিয়মে করা যায় এমন কাজের জন্য সাধারণ Automation যথেষ্ট হতে পারে। যেমন, Form জমা হলে CRM-এ তথ্য save করা। মেসেজের অর্থ বোঝা বা ডকুমেন্ট থেকে প্রাসঙ্গিক তথ্য বের করার মতো কাজে AI ব্যবহার করা যেতে পারে।
আপনার কাজের প্রয়োজন অনুযায়ী tool বেছে নিন। AI কোন ধাপে ব্যবহার করবেন এবং এতে কী সুবিধা প্রত্যাশা করছেন, তা আগে নির্ধারণ করুন।
প্রথমে একটি নির্দিষ্ট Workflow চালু করুন
প্রথম Workflow-এর জন্য এমন কাজ বেছে নিন যার data পাওয়া যায়, ফলাফল পর্যালোচনা করা যায় এবং ভুল হলে সংশোধনের ব্যবস্থা আছে। একটি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া চালু ও review করার পর অন্য কাজেও Automation ব্যবহারের পরিকল্পনা করতে পারেন।
সিস্টেম চালুর আগে আপনার টিমের কাজের উদাহরণ দিয়ে পরীক্ষা করুন। স্বাভাবিক কাজের পাশাপাশি data অসম্পূর্ণ বা ভুল থাকলে এবং কোনো ধাপ ব্যর্থ হলে সিস্টেম কী করে, তা যাচাই করুন।
ফলাফল review করে পরবর্তী কাজ পরিকল্পনা করুন
কতগুলো কাজ সফলভাবে শেষ হচ্ছে, কোথায় টিমের সহায়তা লাগছে এবং ম্যানুয়াল কাজের সময় কতটা বদলেছে, তা review করুন। সিস্টেম চালুর আগের অবস্থার সঙ্গে তুলনা করে এর ব্যবহার ও ফলাফল মূল্যায়ন করতে পারবেন।
আপনার একটি নিয়মিত কাজের উদাহরণ দিয়ে NextAI-এর সঙ্গে আলোচনা শুরু করতে পারেন। আপনার Workflow, data ও ব্যবহৃত সফটওয়্যার পর্যালোচনা করে কোথায় AI ও Integration কাজে লাগবে, তা নির্ধারণ করব।